Investment "Zeit" entscheidet über Erfolg und Misserfolg

Geschrieben für DFK - Verband für Fach- und Führungskräfte. Erschienen im Januarheft “Perspektiven”

„Es gibt Diebe, die von den Gesetzen nicht bestraft werden und dem Menschen doch das Kostbarste stehlen: die Zeit.“ Napoleon Bonaparte

Unsere Zeit ist begrenzt. Sie ist kostbar und unwiederbringlich. Gehen wir sinnvoll und effektiv mit ihr um und wieviel von diesem wertvollen Gut wird uns täglich gestohlen?

Das Thema „Zeitmanagement“ ist eines, was uns durch unser ganzes Leben begleitet, sowohl beruflich als auch privat. Es liegt in unserer Hand und an unseren Fähigkeiten, wie wir die uns zur Verfügung stehende Zeit gestalten und wie zufrieden wir mit unserem Management sind. Temperamente, Bedürfnisse, Ziele und Einflüsse divergieren. Die Einen empfinden sich als dynamisch und aktiv, wenn sie durch den Tag hetzen. Die Anderen benötigen ungestörtes Arbeiten und möglichst wenig Druck, um zufrieden und ausgeglichen zu sein. Die Außenwahrnehmung fällt dabei sehr unterschiedlich aus, denn die Einen werden als Macher:in wahrgenommen, die Anderen als langsame, eher unbedeutende Mitarbeitende.

Zeichen unserer Zeit

Durch den Arbeitsalltag zu hetzen gilt vielen als Prädikat von Wichtigkeit. Es soll einen hohen Status und damit Kompetenz vermitteln und gibt der Person selbst das Gefühl, gefragt und geschätzt zu sein. Je länger die Tage, je mehr Meetings plus Abendveranstaltungen, desto bedeutender ist die Person und ihr Tun. Dieses Bild ist überholt, ganz besonders bei den jungen Generationen, die ihre Familien- und Freizeit in den Mittelpunkt rücken. Zudem arbeiten sie häufig remote und flexibel und damit quasi unbeobachtet. Eine klare Außenwirkung ist bei einer solchen Arbeitsgestaltung deutlich erschwert.

Bei genauerer Betrachtung des/der erkennbar „gehetzten Macher:in“ werfen sich Fragen auf, wie: Was ist der Mehrwert solcher Tage? Müssen sie derartig angefüllt sein? Sind wir Herr unserer eigenen Planung oder eher fremdgesteuert? Sind wir Opfer oder Gestalter? Welche Gefahr laufen wir, wenn ein vernünftiges Zeitmanagement fehlt? Verlieren wir über kurz oder lang unsere Leistungsfähigkeit und brennen im schlimmsten Fall aus? Es gibt eine Vielzahl von Seminaren und Coaching-Tools, um nicht von der eigenen Zeitplanung aufgefressen zu werden, sondern zu einer sinnvollen Struktur zu kommen. Gelingt es uns, in ein ausbalanciertes, effektives Zeitmanagement zu kommen, entstehen Freiräume für Kreativität, Flexibilität und Regeneration. Das ist der Erfolgsweg.

Zeitdiebe

Unser Zeitmanagement können wir also theoretisch im Griff haben. Hinzu gesellen sich „Zeitdiebe“, wie Napoleon es so schön benennt. Diese treten sowohl unerwartet und spontan auf als auch terminlich vereinbart. Die spontanen Gesprächspartner:innen gehören in einem gewissen Maße in unser Zeitmanagement integriert. Hierfür sollten wir Zeitpuffer vorsehen und Flexibilität einräumen. Die spontanen Geschrpächspartner:innn sind nicht zwangsläufig unsere Zeitdiebe, sofern der Zeitrahmen zu Beginn abgeklärt wird.

Die „Diebe“ sind vielmehr diejenigen, die kein Gespür, keine Achtsamkeit und Höflichkeit für ihre Zeitgenoss:innen haben sondern sich in den Mittelpunkt des Geschehens stellen. Sie ergehen sich ausführlich in ihren Fragen, Anmerkungen und Ausführungen, ventilieren laut ihre nicht zu Ende gedachten Gedanken, suchen gemeinsam nach dem eigenen Ziel und haben offenbar alle Zeit der Welt. Kein kleines oder deutlicheres Signal hält sie davon ab, in aller Ruhe ihre Gedanken darzulegen. Nur durch eine abrupte Unterbrechung lässt sich der Redeschwall verkürzen und der Zeitdiebstahl beenden. Diese sollte selbstverständlich in der bestmöglichen und freundlichsten Form geschehen. Eine Entschuldigung und ein vorgeschobener Vorwand, warum man das Gespräch nun abbrechen muss, ist als „Notlüge“ durchaus legitim.

Was hat Image mit Zeitmanagement zu tun?

 Es gibt nicht nur Zeitdiebe, es gibt auch „Abwimmler“, eben solche, die sich darauf verstehen, anderen möglichst wenig Spielraum für ein Gespräch einzuräumen. Sie gehören häufig zu den Gehetzten, den Macher:innen. Es wird uns nicht fremd sein, dass es Tage und Zeiträume gibt, an denen wir vermeintlich keine Minute ein Ohr für andere haben und Unterbrechungen als lästig und unnötig empfinden. Wird das Abwimmeln zur Gewohnheit, sollten wir darüber nachdenken, welches Image wir kreieren.

Denn Menschen, die immer nur abwehren, haben meist

-       ein schlechtes oder kein Zeitmanagement

-       wenig Gelassenheit

-       keine Flexibilität

-       eine mangelnde Wahrnehmung

-       eine mangelnde Kommunikation

-       einen hohen Egoismus

-       sind unstrukturiert

-       fühlen sich wichtig und wichtiger als viele andere

Zum einen lässt sich daraus schließen, dass es den ständigen Abwimmlern an Selbstorganisation, Management- und Führungsqualität sowie an Gelassenheit fehlt. Es sind keine Teamplayer und empfehlen sich nicht für Führung und Leadership. Zum anderen vermittelt Zurückweisung fehlende Wahrnehmung und Kommunikation und mangelnde Empathie. Wir sollten also häufiger einmal innehalten, um uns, und unser Zeitmanagement zu überprüfen. Gelingt uns hingegen die Balance zwischen Taktung und Flexibilität, Spontanität und Verpflichtung, stärkt dies unser Image ungemein und findet große Anerkennung.

Ein gutes Zeitmanagement stärkt folglich unser Image und ist damit ein wesentlicher Faktor für unseren Erfolg.

Wie funktioniert erfolgreiches Zeitmanagement?

Erfolgreiches Zeitmanagement beschreibt einen sinnvollen Umgang mit und eine effektive Verplanung der Zeit, die uns zur Verfügung steht. Dabei spielen u.a. die eigene Persönlichkeit, unsere Antreiber, persönliche Ziele, Selbstmotivation und Selbstorganisation eine Rolle. Wir haben sowohl uns selbst als auch unser berufliches und privates Umfeld zu managen. Zeitmanagement bedeutet, eine Balance zu finden zwischen Bewältigung von Aufgaben, dem eigenen Anspruch und dem anderer gerecht zu werden sowie freie Zeiträume für Regeneration und Inspiration einzurichten. Wichtig ist, den Arbeitsalltag zu strukturieren, Tätigkeiten zu priorisieren, dabei flexibel zu bleiben, um auf Unvorhergesehenes, auf eigene Bedürfnisse und die anderer gelassen reagieren zu können. Es bedeutet auch, delegieren zu können und eine Kommunikationskultur zu vereinbaren, die Entlastung schafft.  

Ein gutes Zeitmanagement ist eine individuelle Herausforderung, die zum persönlichen Erfolg führt. Ein schlechtes Zeitmanagement führt schnell zu Misserfolg durch Stress, Hektik, Spannungen bis hin zu Krisen. Seien wir uns darüber bewusst, dass Zeit eine Ressource ist, die im Gegensatz zu vielen anderen nicht aufgehoben oder angespart werden kann. Ist der Tag unter den Händen zerronnen, ist er unwiederbringlich verloren.

Damit Zeitmanagement gut funktioniert sollte der Tag idealerweise in Phasen eingeteilt werden. Dazu gehören

-       Anstrengung

-       Ungestörtheit ohne Ablenkung

-       Selbstmotivation

-       Entspannung

So entsteht eine Struktur, die für Produktivität und Ausgeglichenheit sorgt.

Strategien gegen Zeitbetrug und Zeitdiebstahl

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, um achtsam mit unserem höchsten Gut, der Zeit, umzugehen und zu erlernen, wie wir sie am besten einsetzen können. Dabei unterstützen Methoden vom Eisenhower- über das Pareto-Prinzip bis hin zur SMART-Methode. Diese und einige mehr können uns helfen, den Überblick zu bewahren, zu priorisieren, effizienter und effektiver zu werden und dadurch Entlastung und Freiraum zu schaffen. Bis eine dieser Methoden greift, heißt es jedoch ausprobieren und durchhalten. Denn zum einen passt nicht jedes System zu jedem:r Anwendere:in, zum anderen braucht es etwas Geduld, um die bisherigen Gewohnheiten abzulegen, neue zu adaptieren und die Vorteile zu erkennen.

Ein Ansatz, um mit Zeitdieben umzugehen ist, sie als solche zu benennen und sie dadurch zu enttarnen. Hilfreich dafür sind firmeninterne Feedbackgespräche oder auch persönliche Anmerkungen, z.B. beim Arzt. Oftmals wird in den Praxen nicht darüber nachgedacht, dass eine lange Wartezeit verlorene Zeit ist und damit ein Angriff auf das Zeitmanagement der Wartenden. Hier wäre ein Hinweis auf den Zeitdiebstahl sinnvoll, zumindest um das Bewusstsein in der Praxis zu schärfen.  

Ein weiterer Faktor ist die Abgrenzung, sprich NEIN sagen zu können. Nein bei dem Griff in unsere Zeittasche. Nein wenn abgeladen wird ohne Lösungsvorschlag. Nein, wenn nicht kooperiert, sondern abgegriffen werden soll. Natürlich gilt es auch hier auszubalancieren, abzuwägen und JA zu sinnvollen, notwendigen und gewinnbringenden Gesprächen und Begegnungen zu sagen.

Kann Zeit gestohlen werden? Sind wir nicht Herr unserer selbst?

Wie wir gesehen haben, sind wir nur bedingt Herr unserer selbst, denn verschiedene Einflüsse und Rituale hindern uns daran, unsere Zeit ganz nach unseren Wünschen zu nutzen. Dazu gehören u.a.

-       Höflichkeit und Respekt, andere nicht zu unterbrechen

-       Hierarchien, dem/der Ranghöheren geduldig zuzuhören

-       Abhängigkeit von Institutionen, verbunden mit Wartezeiten z.B. bei Behörden- und Arztgängen

Gern werden auch längere Autofahrten genutzt, um Gespräche zu erledigen und sich dabei die Zeit zu vertreiben. Dem ist grundsätzlich nichts entgegenzusetzen, sofern der/die Fahrende sicherstellt, dass er/sie gelegen kommt. Aus der Perspektive des/der Autofahrer:in wird die eigene Zeit effektiv genutzt und man hat endlich die Muße, Dinge zu erledigen und in Ruhe zu telefonieren. Bedauerlicherweise geht es dem/r Telefonpartner:in nicht zwangsläufig genauso.

Der/die Autofahrer:in sollte ungeachtet seiner/ihrer Zeit stets wachsam auf Signale und Ansagen hören, die ihm/ihr bedeuten, dass der/die Zuhörende sich wieder anderen Aufgaben zuwenden möchte, denn der/die Autofahrende liegt in seinem/ihren Zeitmanagement, der/die Gesprächspartner:in wird in seinem/ihrem unterbrochen und einfach vereinnahmt.

Fazit: 

Ein gutes Zeitmanagement ist eine individuelle Herausforderung, die gut bewältigt, zum persönlichen Erfolg führt. Misserfolg und gesundheitliche Schäden können folglich durch Missmanagement unserer Zeit entstehen.

Zeit ist eine Art Währung, mit der wir alles bezahlen. Sie ist weit wertvoller, als jedes andere Zahlungsmittel und vor allem unauffüllbar und unwiederbringlich verbraucht. Zeit, die wir anderen schenken ist eine Wertschätzung.

Fragen Sie sich einmal selbst: Müssen Sie so durch den Tag hetzen? Sind Sie Herr Ihrer eigenen Planung oder eher fremdgesteuert? Sind Sie Opfer oder Gestalter und welche Gefahr laufen Sie, über kurz oder lang auszubrennen und nicht mehr leistungsfähig zu sein, wenn ein vernünftiges Zeitmanagement fehlt?

Wenn Sie dazu Klarheit haben wollen und Abhilfe schaffen möchten, dann greifen Sie jetzt zum Hörer oder schreiben mir eine E-Mail, damit wir ein erstes Kennenlerngespräch vereinbaren können. Schieben Sie Ihr Anliegen nicht länger auf, sondern packen Sie es an und verschaffen Sie sich Luft und Freiräume. Gemeinsam bekommen wir Ihre Zeit effektiv in den Griff.

B@Balogh-Business.de

Über die Autorin

Britta Balogh ist Karrierecoach, Speakerin, Autorin und seit vielen Jahren Wegbereiterin für erfahrende Führungskräfte. Ihr Anliegen ist, Führungskräfte zu befähigen, Kompetenzen zu stärken, Hindernisse auszuräumen, Hürden zu überwinden und die Entwicklung voranzutreiben.

Ihr Label, ebenso wie der Titel ihres Ratgebers lautet: „Benimm ist in!“. Darin beschreibt sie, wie Business-Etikette, Kommunikation und Soft Skills die Karriere beflügeln. In ihren Blogbeiträgen und Artikeln untersucht sie u.a. die Kommunikation in Unternehmen und gibt Hinweise für Führungskräfte und Personalentwickler.

Ihr langjähriger, internationaler Berufsweg hat ihr viele Türen und Erkenntnisse eröffnet: von der Schweizer 5-Sterne Hotellerie, über drei Olympische Spiele zum Kulturengagement einer Deutschen Bank bis hin zu ihrer 20jährigen Selbstständigkeit.